Paulina Rojek deelt tips voor het opzetten van Kerst-, Voorjaar-, Herfstshoots

Mijn naam is Paulina Rojek, ook wel bekend als “polka.foto”, en ik ben familiefotograaf. Ik ben gespecialiseerd in zwangerschaps-, vrouwen-, newborn- en familiesessies. Ik kan gewoon niet kiezen welke ik het leukste vind 🙂 Sommigen zeggen dat het beter is om je op één richting binnen de fotografie te focussen, maar ik zie dat heel anders… Ik wil er voor mijn klanten zijn tijdens alle belangrijke momenten in hun leven, en ik wil mezelf daarin niet beperken… Al jaren organiseer ik ook feestdagen-sessies, zoals Kerst, Voorjaar en Herfst (enz.) in mijn studio, en daar ga ik jullie vandaag wat meer over vertellen 🙂

Hoe begin je eraan?

Ik begin al een jaar van tevoren met de voorbereidingen voor mijn feestdagen-sessies 😜 Ik zoek ideeën en inspiratie op het moment dat die in overvloed aanwezig zijn – meestal rond december. Ik maak dan een project aan in Canva waarin ik alles verzamel wat mijn aandacht trekt of me inspireert. Soms begint het met een accessoire, zoals piepschuim wolken met watten of rode strikken, en soms kom ik een prachtig decor tegen waarvan ik meteen weet: daar wil ik volgend jaar iets mee doen. Stap voor stap verzamel ik dan meer accessoires en stylingideeën, totdat de hele feestelijke setting vorm begint te krijgen.

Heb je zelf nog geen ideeën voor de komende feestdagen? Geen zorgen! Neem gewoon wat tijd om online rond te kijken – je vindt gegarandeerd iets dat bij jou past :) Mijn tip: Pinterest! 🙂
 

Hoeveel decors in de studio? Is één genoeg?

Dat hangt helemaal van jou af. Als je één goed doordacht en gedetailleerd decor hebt waarin je voldoende variatie kunt aanbrengen in je foto's, dan is dat absoluut voldoende. In mijn studio heb ik altijd drie decors, en dat is niet zonder reden 🙂 Naast de feestdagen-sessies in mijn studio werk ik namelijk ook als fotograaf op kleuterscholen. Eén van de decors richt ik specifiek in met kinderen in gedachten. Het is een setting in kleuterschoolstijl, vol met accessoires die helpen om hun aandacht vast te houden tijdens het fotograferen. Dat maakt echt een groot verschil.

Wat als je geen studio hebt? 

Geen probleem! Er zijn nog steeds drie geweldige opties die je kunt gebruiken:

• Doe een buitenshoot! Ik raad een kerstbomenkwekerij aan (zoek er eentje in jouw regio) of een open plek met dennenbomen. Neem een deken mee, wat feestelijke decoraties, kerstverlichting en je bent klaar om te gaan!

• Huur een studio of lege ruimte die je leuk kunt aankleden. Plan je sessies aansluitend in om het financieel aantrekkelijker te maken.

• Bied klanten sessies aan bij hen thuis, bijvoorbeeld met mooie, natuurlijke foto's bij hun eigen kerstboom. Deze sessies plan je het best in tegen het einde van december, wanneer hun huis al volledig in kerstsfeer is.

Hoe en wanneer stel je je aanbod op?

Ik laat mijn klanten ruim op tijd weten dat ik dat jaar weer feestdagen-shoots ga aanbieden. Rond de zomervakantie begin ik op social media te posten dat ik al bezig ben met het samenstellen van de decors. Ik doe dit niet te vaak – ik wil iemands zomer natuurlijk niet “verpesten” 😜 – maar het is wel de moeite waard om te laten weten dat de shoots eraan komen en dat ik al volop aan het plannen ben.

In september publiceer ik het volledige aanbod en open ik de boekingen. Ik maak het aanbod in Canva, met kant-en-klare sjablonen van de nPhoto Social Media Templates (beschikbaar op hun website). Ik bied drie verschillende feestdagen-pakketten aan, waaruit klanten kunnen kiezen wat het beste bij hen past. Het eerste pakket bevat 5 foto’s en afdrukken van 15x23 cm. Het tweede pakket bevat 8 foto’s en afdrukken van 15x23 cm. Het derde pakket bevat 10 foto’s, afdrukken van 15x23 cm én een Harmonica mini Boekje nPhoto.

Vanaf september begin ik echt met het promoten van de feestdagen-shoots op mijn social media 😉. Ik deel testfoto’s van de decors die ik dat jaar heb klaargezet (die schiet ik altijd eind augustus), ik post beelden van vorige jaren, en ik vertel wat er dit jaar anders of bijzonder is – en waarom het de moeite waard is om te boeken. Ik publiceer ook een feestelijke poster. Voor mijn marketing focus ik vooral op Instagram en Facebook. Daar zitten mijn klanten, en daar hoop ik ook nieuwe klanten te bereiken.

Feestdagen-sessiekalender

Hoe plan je je sessiedagen en -uren zodat je het seizoen overleeft én op Kerstavond rustig van je eigen gezinnetje en je eigen Kerstboom kunt genieten 🙂?

Door de jaren heen heb ik verschillende manieren geprobeerd om sessies in te plannen, en uiteindelijk heb ik een methode gevonden die voor mij het beste werkt: ik werk elk weekend in november en het eerste weekend van december, met op zaterdagen en zondagen tot wel 8 à 9 sessies per dag. Dat is het maximum waarvan ik weet dat ik het aankan zonder opgebrand te raken. Het geeft me genoeg tijd om alle afdrukken vóór kerstavond te leveren én om er financieel goed uit te komen.

Ik plan de sessies elk uur in, vanaf 9.00 uur. Elke sessie duurt 30 minuten. Ik voeg daar standaard 15 minuten extra aan toe als buffer – voor het geval klanten te laat zijn – en nog eens 15 minuten voor mezelf om op adem te komen en het decor weer netjes klaar te zetten voor de volgende sessie.

Op weekdagen in november focus ik me volledig op het bewerken van de foto’s. Alleen op woensdagen boek ik nog “standaard” sessies, zoals newborn- of zwangerschapsfotografie.
 

Hoe ziet een Shoot eruit?

Ik zorg er altijd voor dat de sfeer tijdens de sessie superpositief is. Het is echt belangrijk dat klanten een fijne tijd hebben en met mooie herinneringen naar huis gaan. Ook al duurt een sessie maar 30 tot 45 minuten, er is nog steeds genoeg tijd voor een outfitwissel, een kopje warme thee en een gezellig praatje 🙂

Ik laat vaders nooit lijden tijdens een sessie 😜 Ik waardeer het al dat ze er überhaupt bij zijn 😜 en haal ze er alleen bij voor de gezinsfoto’s 🙂 Vaak hoor ik ze daarna tegen hun vrouw zeggen: “Zo’n sessie zou ik vaker kunnen doen, lekker snel en klaar” 🙂

Met de kinderen heb ik altijd een goede klik. Ik ben zelf moeder én werk met kleuters, dus ik weet hoe ik met hen moet omgaan. En als jij dat nog niet helemaal onder de knie hebt, deel ik aan het einde van dit artikel een handige tip 🙂

En hoe zit het met afdrukken... zijn die de moeite waard?

De producten die voor mij het beste werken, zijn:

• Harmonica mini Boekje – een geweldig product voor een geweldige prijs. Ik voeg er mijn eigen marge aan toe, want het kost me wel wat tijd om dit mini-album klaar te maken (maar echt maar een beetje – het is het dus zeker waard). Klanten kopen vaak direct na de sessie drie stuks: één voor zichzelf en één voor elke grootouder.

• Triplex – wordt vooral gekozen door klanten die iets moois voor zichzelf willen: een waardevol aandenken én een decoratief stuk voor op de schouw of kast.

• Lite Albums – voor klanten die een uitgebreider aandenken willen, met meerdere foto's en een waardevol naslagwerk willen hebben.

Om de producten te laten zien die klanten bij mij kunnen kopen, stuur ik ze een link naar mijn website. Daar vinden ze gedetailleerde beschrijvingen en foto’s van elk product. Ik gebruik de sjablonen van nPhoto en vul die aan met mijn eigen beelden. En zodra klanten die zien… kopen ze 🙂.

Mijn Tips en Advies

Wat ik graag had willen weten toen ik net begon met feestdagen-sessies:

• Plan op tijd. Echt, begin vroeg. Niet alleen met het ontwerpen van je decors, maar ook met je communicatie en marketing. Hoe eerder je klanten weet maakt, hoe voller je agenda.

• Beperk het aantal sessies per dag. In het begin dacht ik: hoe meer, hoe beter. Maar te veel sessies op één dag put je uit en beïnvloedt je energie – en dat merken klanten. Kwaliteit gaat voor kwantiteit.

• Investeer in goede props en decors. Je hoeft niet alles in één jaar te kopen, bouw het rustig op. Kies voor tijdloze stukken die je elk jaar opnieuw kunt gebruiken of combineren.

• Test je setup van tevoren. Plan altijd een testsessie (of meerdere). Zo weet je hoe het licht valt, welke hoeken werken, en kun je al beelden delen op social media voordat je start met boeken.

• Maak het persoonlijk en gezellig. Een kopje thee, een warm welkom, een praatje – het maakt echt het verschil in hoe mensen je sessie ervaren en onthouden.

• Laat je producten zien. Niet alleen achteraf, maar ook vooraf: toon voorbeelden van afdrukken, albums of een Harmonica tijdens de sessie. Dat vergroot de kans dat ze iets extra’s willen bestellen.

• Blijf jezelf. Probeer niet te doen wat iedereen doet. Ontwikkel jouw stijl en sfeer. Klanten komen terug voor de ervaring die jij biedt – en die is uniek. .

Mijn Tips:

• Hoe laat je kleine kinderen lachen? Koop een kattenspeeltje met veertjes eraan – dat zorgt in 90% van de gevallen voor een glimlach.

• Verwacht niet te veel van papa… hij is tenminste komen opdagen, toch? 😜

• Bestel afdrukken en pak ze mooi in – ze moeten echt aanvoelen als een cadeautje

• Laat jezelf en je werk zien op social media. Zo voelen klanten zich al vertrouwd met jou nog vóór ze naar de sessie komen.

• Geef je kleine modelletjes aan het einde van de shoots iets lekkers. Een lolly, zuurstok of stukje peperkoek werkt altijd goed!

• Verwelkom iedereen met een glimlach – dit moet een fijne, warme ervaring zijn voor het gezin dat jou het vertrouwen geeft om hun herinneringen vast te leggen.

Check out my profiles. That’s where I show everything that words can’t capture. Photos, stories, inspiration, and a bit of everyday life as a family photographer. It's where I most often share what I’m currently creating, and it’s also the easiest way to get in touch with me!

🔗 Instagram @polka.foto
🔗 Facebook @polka.foto

Paulina Rojek